Erfüllen Sie rechtliche Vorschriften und vermeiden Sie Sanktionen
Der Gesetzgeber hat der E-Mail praktisch die gleiche rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente in Papierform besitzen. Dies trifft auf alle Handels- und Geschäftsbriefe sowie auf alle Dokumente mit steuerrechtlich relevantem Inhalt zu. Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können. Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet, drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönlichen Haftung durch die Unternehmensleitung.
Postfach des Mitarbeiters
- Preisabsprache Rahmenvertrag
- Auftragsbestätigung
- Reklamation Charge 44-B
Archiv des Unternehmens
- Preisabsprache Rahmenvertrag
- Auftragsbestätigung
- Reklamation Charge 44-B
Ausgangslage: Drei geschäftsrelevante E-Mails liegen im Postfach.
Steigern Sie die Produktivität und Informationsverfügbarkeit
Viele Informationen wie Angebote, Preisabsprachen und Verträge liegen oft nur noch in Form von E-Mails und deren Anhängen vor. Aus diesem Grund ist es für die Sicherheit und Produktivität eines Unternehmens entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit vollständig und schnell abgerufen werden können. Mit Hilfe unserer E-Mail-Archivierungssoftware können Sie allen Anwendern einen komfortablen Suchzugriff in bis dahin nicht gekannter Geschwindigkeit zur Verfügung stellen.
Verhindern Sie das Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter
Mitarbeiter können für das Unternehmen wichtige E-Mails jederzeit löschen. Dies kann aus Versehen oder gezielt erfolgen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer beim Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht. Durch die E-Mail-Archivierung können Sie das Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter vollständig unterbinden. Die E-Mails stehen dem Unternehmen so zuverlässig und langfristig zur Verfügung.
Schützen Sie sich vor Datenverlusten
Neben dem Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter können diese auch durch technische Probleme oder Fehler verloren gehen. Dazu zählen zum Beispiel defekte Microsoft-Outlook-PST-Dateien und unvollständige Datensicherungen. Sie können beliebig große Datenmengen sicher und risikofrei aufbewahren. So werden Sie auch in Zukunft auf das steigende E-Mail-Aufkommen vorbereitet sein. Zudem ermöglicht es eine einfache und schnelle Datensicherung.
Reduzieren Sie IT-Kosten und Aufwand
Die Wartung überlasteter E-Mail-Server, die Verwaltung unsicherer PST-Dateien und die Durchführung von aufwändigen Datensicherungs- und Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld. Durch den Einsatz unserer Software können diese Kosten vermieden oder deutlich reduziert werden.
PCBoot & Ress IT unterstützt Sie von Anfang an. Wir beraten Sie über die Einsatzmöglichkeit in Ihrem Unternehmen, installieren und konfigurieren die E-Mail-Archivierung nach Ihren Vorgaben und Wünschen. Es ist auch eine externe E-Mail-Archivierung möglich. Damit haben Sie Ihre archivierten E-Mails überall mit dabei, wo Sie Internet-Zugang haben. Selbstverständlich hoch verschlüsselt und nur für Sie sichtbar.